คำขอลา
Excel
แยกไฟล์และต้องคอยตามสถานะ
BaanHR
มีสถานะ ผู้อนุมัติ และประวัติในระบบ
เปรียบเทียบ
BaanHR vs Excel สำหรับทีม HR ที่อยากลดงานซ้ำ
Excel เหมาะกับการเริ่มต้น แต่เมื่อทีมโตขึ้น HR ต้องการสถานะ สิทธิ์ การอนุมัติ และประวัติที่ตรวจง่ายกว่าเดิม
เวลาและ OT
Excel
ต้องรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง
BaanHR
เชื่อมเวลาเข้าออก OT และการเตรียมเงินเดือน
สิทธิ์ข้อมูล
Excel
คุมยากเมื่อไฟล์ถูกส่งต่อ
BaanHR
แสดงข้อมูลตามสิทธิ์ผู้ใช้
มือถือและ LINE
Excel
ต้องอาศัยช่องทางอื่นช่วย
BaanHR
พนักงานใช้ผ่านมือถือและ LINE ESS
กรอบตัดสินใจ
เมื่อเครื่องมือสื่อสารเริ่มไม่พอสำหรับงาน HR
คำถามสำคัญไม่ใช่ว่า Excel หรือ LINE ใช้ได้ไหม เพราะทั้งสองอย่างมีประโยชน์ แต่ต้องดูว่างาน HR ส่วนไหนเริ่มต้องมีเจ้าของงาน สิทธิ์ ประวัติที่ค้นได้ และข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้
สถานะคำขอเห็นได้โดยไม่ต้องถามซ้ำในแชต
สิทธิ์ข้อมูลตามบทบาท ไม่ใช่ตามไฟล์ที่ถูกส่งต่อ
เงินเดือนใช้ข้อมูลเวลา OT และวันลาที่ตรวจแล้ว
พนักงานใช้มือถือและ LINE ได้ โดย HR ยังเก็บข้อมูลเป็นระบบ
ขั้นตอนย้ายงาน
ย้ายอย่างเป็นขั้น ไม่ต้องเปลี่ยนทั้งบริษัทในวันเดียว
01
เลือกงาน HR ที่เจ็บชัดที่สุดก่อน
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
02
จัดไฟล์หรือแชตเดิมให้รู้ว่าอะไรคือข้อมูลจริง
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
03
นำเข้าข้อมูลพนักงานและคำขอชุดแรก
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
04
ให้ HR และหัวหน้าตรวจคู่ขนานหนึ่งรอบ
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
05
ให้ BaanHR เป็นข้อมูลหลักเมื่อทีมเริ่มคุ้น
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
แบบประเมินความพร้อม
5 ข้อเช็กก่อนตัดสินใจว่างานไหนควรย้ายเข้า BaanHR
การเปรียบเทียบที่ดีไม่ใช่แค่ดูว่ามีฟีเจอร์อะไร แต่ต้องเห็นว่างาน HR ส่วนไหนกลายเป็นข้อมูลปฏิบัติการที่บริษัทต้องปกป้อง ตรวจสอบ และนำกลับมาใช้ซ้ำ
01
ข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้
HR ตอบได้ไหมว่าข้อมูลชุดไหนคือข้อมูลจริง โดยไม่ต้องเทียบไฟล์ แชต และข้อความจากหัวหน้า ถ้าตอบไม่ได้ งานนี้ควรมีระบบเป็นเจ้าของข้อมูล
02
หลักฐานการอนุมัติ
ทีมเห็นได้ไหมว่าใครอนุมัติ ปฏิเสธ หรือแก้คำขอ พร้อมเวลาและเหตุผล งาน HR ที่กระทบเงินเดือนหรือการตรวจสอบควรมีร่องรอยชัดเจน
03
พนักงานบริการตัวเอง
พนักงานตรวจวันลาคงเหลือ สลิป สถานะคำขอ หรือข้อมูลของตัวเองได้ไหม โดยไม่ต้องส่งข้อความใหม่หา HR
04
การควบคุมสิทธิ์
ข้อมูลส่วนตัวยังเห็นเฉพาะพนักงาน หัวหน้า ทีมเงินเดือน หรือแอดมินที่มีสิทธิ์อยู่ไหม หลังจากมีการส่งไฟล์หรือข้อความต่อกัน
05
ผลต่อการปิดเงินเดือน
วันลา เวลา และ OT ที่อนุมัติแล้วไหลไปช่วยตรวจเงินเดือนได้ไหม โดยไม่ต้องกรอกซ้ำท้ายเดือน
อะไรยังอยู่ใน Excel ได้
เครื่องมือเดิมยังมีประโยชน์เมื่อเป็นงานชั่วคราว ความเสี่ยงต่ำ และไม่ใช่ข้อมูลพนักงานฉบับจริงของบริษัท
- วิเคราะห์เฉพาะกิจและ export รายงานเร็ว ๆ
- วางแผนครั้งเดียวก่อนขั้นตอนงานจะเป็นทางการ
- สื่อสารทั่วไปที่ไม่มีข้อมูล HR ส่วนตัว
อะไรควรย้ายเข้า BaanHR
ควรย้ายงาน HR เมื่อเริ่มต้องมีเจ้าของข้อมูล สิทธิ์ หลักฐานอนุมัติ และข้อมูลที่นำไปใช้ต่อกับเงินเดือน การตรวจสอบ หรือรายงานผู้บริหาร
- คำขอที่ต้องมีสถานะและประวัติผู้อนุมัติ
- ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และสลิปที่เป็นข้อมูลส่วนตัว
- เวลา OT และวันลาที่ใช้ก่อนปิดรอบเงินเดือน
ดูตัวอย่างงาน HR ที่ช่วยตัดสินใจ
คำถามก่อนตัดสินใจ
ควรคุยคำถามเหล่านี้ร่วมกันระหว่าง HR ทีมเงินเดือน หัวหน้า และตัวแทนพนักงานก่อนเปลี่ยนขั้นตอนงาน เป้าหมายไม่ใช่เลิกใช้ Excel ทุกเรื่อง แต่ต้องให้ข้อมูล HR ฉบับจริง การอนุมัติ และข้อมูลส่วนตัวอยู่ในที่ที่บริษัทปกป้องและตรวจย้อนหลังได้
ควรเลิกใช้ Excel สำหรับงาน HR เมื่อไร?
เมื่อคำขอ วันลา เวลา OT หรือข้อมูลเงินเดือนเริ่มกระจายหลายไฟล์และตรวจสถานะยาก ควรย้ายงานหลักเข้าระบบ
ยัง export ข้อมูลไป Excel ได้ไหม?
ทีม HR ยังสามารถใช้ข้อมูลเพื่อสรุปหรือตรวจต่อได้ แต่ข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ควรอยู่ในระบบที่มีสิทธิ์และประวัติ
เริ่มย้ายจาก Excel ต้องทำทั้งบริษัทพร้อมกันไหม?
ไม่จำเป็น มักเริ่มจากลางาน เวลาเข้าออก หรือ LINE ESS ก่อน แล้วค่อยขยายไปเงินเดือนและแดชบอร์ด