สถานะคำขอเห็นได้โดยไม่ต้องถามซ้ำในแชต
เปรียบเทียบ
ระบบ HR vs LINE สำหรับงาน HR รายวัน
LINE เหมาะกับการสื่อสาร แต่คำขอ HR ต้องมีสถานะ ผู้อนุมัติ สิทธิ์ และข้อมูลที่ตรวจย้อนหลังได้
หัวข้อ
LINE
BaanHR
สถานะคำขอ
หายได้ง่ายในข้อความจำนวนมาก
เห็นสถานะและผู้อนุมัติชัดเจน
วันลาคงเหลือ
ต้องถาม HR หรือดูไฟล์เพิ่ม
พนักงานตรวจสอบเองได้
ข้อมูลเงินเดือน
ไม่เหมาะกับข้อมูลส่วนตัว
แยกสิทธิ์และให้พนักงานดูของตัวเอง
แจ้งเตือน
แจ้งได้ แต่ข้อมูลอยู่กระจาย
แจ้งผ่าน LINE และบันทึกกลับเข้าระบบ
กรอบตัดสินใจ
เมื่อเครื่องมือสื่อสารเริ่มไม่พอสำหรับงาน HR
คำถามสำคัญไม่ใช่ว่า Excel หรือ LINE ใช้ได้ไหม เพราะทั้งสองอย่างมีประโยชน์ แต่ต้องดูว่างาน HR ส่วนไหนเริ่มต้องมีเจ้าของงาน สิทธิ์ ประวัติที่ค้นได้ และข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้
สิทธิ์ข้อมูลตามบทบาท ไม่ใช่ตามไฟล์ที่ถูกส่งต่อ
เงินเดือนใช้ข้อมูลเวลา OT และวันลาที่ตรวจแล้ว
พนักงานใช้มือถือและ LINE ได้ โดย HR ยังเก็บข้อมูลเป็นระบบ
ขั้นตอนย้ายงาน
ย้ายอย่างเป็นขั้น ไม่ต้องเปลี่ยนทั้งบริษัทในวันเดียว
01
เลือกงาน HR ที่เจ็บชัดที่สุดก่อน
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
02
จัดไฟล์หรือแชตเดิมให้รู้ว่าอะไรคือข้อมูลจริง
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
03
นำเข้าข้อมูลพนักงานและคำขอชุดแรก
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
04
ให้ HR และหัวหน้าตรวจคู่ขนานหนึ่งรอบ
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
05
ให้ BaanHR เป็นข้อมูลหลักเมื่อทีมเริ่มคุ้น
ยังมองเห็นวิธีเดิมไว้จนกว่าทีมจะมั่นใจกับข้อมูลหลักใหม่
แบบประเมินความพร้อม
5 ข้อเช็กก่อนตัดสินใจว่างานไหนควรย้ายเข้า BaanHR
การเปรียบเทียบที่ดีไม่ใช่แค่ดูว่ามีฟีเจอร์อะไร แต่ต้องเห็นว่างาน HR ส่วนไหนกลายเป็นข้อมูลปฏิบัติการที่บริษัทต้องปกป้อง ตรวจสอบ และนำกลับมาใช้ซ้ำ
01
ข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้
HR ตอบได้ไหมว่าข้อมูลชุดไหนคือข้อมูลจริง โดยไม่ต้องเทียบไฟล์ แชต และข้อความจากหัวหน้า ถ้าตอบไม่ได้ งานนี้ควรมีระบบเป็นเจ้าของข้อมูล
02
หลักฐานการอนุมัติ
ทีมเห็นได้ไหมว่าใครอนุมัติ ปฏิเสธ หรือแก้คำขอ พร้อมเวลาและเหตุผล งาน HR ที่กระทบเงินเดือนหรือการตรวจสอบควรมีร่องรอยชัดเจน
03
พนักงานบริการตัวเอง
พนักงานตรวจวันลาคงเหลือ สลิป สถานะคำขอ หรือข้อมูลของตัวเองได้ไหม โดยไม่ต้องส่งข้อความใหม่หา HR
04
การควบคุมสิทธิ์
ข้อมูลส่วนตัวยังเห็นเฉพาะพนักงาน หัวหน้า ทีมเงินเดือน หรือแอดมินที่มีสิทธิ์อยู่ไหม หลังจากมีการส่งไฟล์หรือข้อความต่อกัน
05
ผลต่อการปิดเงินเดือน
วันลา เวลา และ OT ที่อนุมัติแล้วไหลไปช่วยตรวจเงินเดือนได้ไหม โดยไม่ต้องกรอกซ้ำท้ายเดือน
อะไรยังอยู่ใน LINE ได้
เครื่องมือเดิมยังมีประโยชน์เมื่อเป็นงานชั่วคราว ความเสี่ยงต่ำ และไม่ใช่ข้อมูลพนักงานฉบับจริงของบริษัท
- วิเคราะห์เฉพาะกิจและ export รายงานเร็ว ๆ
- วางแผนครั้งเดียวก่อนขั้นตอนงานจะเป็นทางการ
- สื่อสารทั่วไปที่ไม่มีข้อมูล HR ส่วนตัว
อะไรควรย้ายเข้า BaanHR
ควรย้ายงาน HR เมื่อเริ่มต้องมีเจ้าของข้อมูล สิทธิ์ หลักฐานอนุมัติ และข้อมูลที่นำไปใช้ต่อกับเงินเดือน การตรวจสอบ หรือรายงานผู้บริหาร
- คำขอที่ต้องมีสถานะและประวัติผู้อนุมัติ
- ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และสลิปที่เป็นข้อมูลส่วนตัว
- เวลา OT และวันลาที่ใช้ก่อนปิดรอบเงินเดือน
ดูตัวอย่างงาน HR ที่ช่วยตัดสินใจ
คำถามก่อนตัดสินใจ
ควรคุยคำถามเหล่านี้ร่วมกันระหว่าง HR ทีมเงินเดือน หัวหน้า และตัวแทนพนักงานก่อนเปลี่ยนขั้นตอนงาน เป้าหมายไม่ใช่เลิกใช้ LINE ทุกเรื่อง แต่ต้องให้ข้อมูล HR ฉบับจริง การอนุมัติ และข้อมูลส่วนตัวอยู่ในที่ที่บริษัทปกป้องและตรวจย้อนหลังได้
LINE ใช้กับงาน HR ได้ไหม?
ใช้สื่อสารและแจ้งเตือนได้ดี แต่คำขอ HR ควรมีสถานะ ผู้อนุมัติ สิทธิ์ และประวัติในระบบ
BaanHR ยังใช้ LINE ได้อยู่ไหม?
ได้ พนักงานใช้ LINE ESS ในงานที่คุ้นเคย ส่วนข้อมูลและสถานะถูกบันทึกกลับเข้า BaanHR
ข้อมูลเงินเดือนควรส่งผ่าน LINE ไหม?
ไม่ควรส่งเป็นข้อความทั่วไป ควรใช้ระบบที่แสดงตามสิทธิ์และให้พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลของตัวเอง